SAP MM Proceso de Aprovisionamiento
En el módulo de Gestión de Materiales (MM), el ciclo de aprovisionamiento de Bienes o Servicios inicia con la determinación de necesidades y finaliza con la Gestión de Pago del compromiso adquirido con un tercero.
La integración de los módulos MM, CO y FI en R/3 ahorra tiempo, esfuerzo y reduce la frecuencia de errores. Esto se produce porque los datos tienen que introducirse sólo una vez, y después están disponibles para las actividades siguientes dentro de un proceso empresarial.
Un ejemplo de la integración de MM y CO son los comprometidos presupuestarios de pedido. Esto permite que el presupuesto correspondiente a las medidas de aprovisionamiento se preparen o gestionen con tiempo.
En el siguiente diagrama se presentan los pasos que conforman el Ciclo de aprovisionamiento y los documentos que utiliza SAP en la administración y gestión de cada proceso de negocio:
Solicitud de Pedido:
Este componente, se utiliza si se desean notificar necesidades de materiales y/o servicios externos y efectuar un seguimiento de tales necesidades. Se pueden crear las solicitudes de pedido directa o indirectamente:
Directamente: significa que alguna persona del departamento que hace la solicitud registra una solicitud de pedido manualmente. La persona que crea la solicitud de pedido determina qué y cuánto debe pedirse, y la fecha de entrega.
Indirectamente: significa que la solicitud de pedido se inicia mediante otro componente SAP. Se pueden crear solicitudes de pedido “Indirectamente” mediante la Planificación y control de necesidades. El componente Planificación de necesidades sobre consumo, propone materiales que deben pedirse basándose en el consumo anterior o en las cifras de consumo y niveles de stock existentes. La cantidad de pedido y la fecha de entrega se determinan automáticamente.
Características relevantes de las Solicitudes de Pedido:
Se generan desde el área con la necesidad de compra.
Puede ser Imputada a: Centro de Coste, Órdenes CO, activo fijo, etc. Las imputaciones a Ordenes de Controlling pueden verificar presupuesto desde la funcionalidad de control de presupuesto que ofrece CO; las imputaciones a Centros de Costos pueden verificar presupuesto a través del módulo de Gestión Pública - Sistema de Gestión Presupuestaria (BCS), el cual está integrado con todos los módulos de SAP.
Puede generarse en forma automática desde el Planificador de Necesidades (MRP).
Puede ser aprobada por niveles de autorización según el monto y rol (estrategias de liberación).
Petición de Oferta/Oferta
Las peticiones de oferta, son documentos de compra con los que la empresa solicita a uno o más proveedores, precios y condiciones para una cantidad determinada de un material o un servicio.
Características relevantes de la Petición de Oferta/Oferta:
La petición de oferta y la oferta conforman un solo documento.
Las condiciones y los precios ofertados por los proveedores se introducen en la petición de oferta.
Si se ha emitido una petición de oferta a varios proveedores, el sistema puede determinar la oferta más favorable y generar automáticamente comunicaciones de rechazo a los proveedores no seleccionados.
También se pueden guardar los precios y las condiciones de entrega de ofertas concretas en un Registro Info para futuros accesos.
Las peticiones de oferta pueden estar sujetas a un procedimiento de autorización (liberación).
Contrato Marco (Pedido Abierto, Plan de Entrega)
Un contrato marco es un acuerdo a largo plazo con un proveedor para el aprovisionamiento de materiales/servicios según condiciones predefinidas. El pedido abierto es un compromiso vinculante para obtener cierto material o servicio de un proveedor durante un período de tiempo.
Características relevantes de los contratos marcos:
- Tipos de aprovisionamiento: materiales para el consumo directo o para el stock, servicios, subcontratación, consignación, traslados entre centros, etc.
- Pueden estar sujetos a un procedimiento de liberación.
- Pueden crearse con referencia a otros documentos: solicitudes de pedido, ofertas, posición de contrato marco.
- Puede tener posiciones imputadas: centro de costos, activos fijos, orden controlling, entre otros.
- Los contratos marcos pueden ser un plan de entrega o un pedido abierto.
Pedidos
Un pedido es el documento de compra para solicitar u ordenar al proveedor (externo) el suministro de ciertos materiales o la prestación de ciertos servicios/trabajos, formalizando una operación de compras.
Se diferencian del contrato marco por no tener temporalidad.
Características relevantes de los pedidos:
Tipos de aprovisionamiento: materiales para el consumo directo o para el stock, servicios, subcontratación, consignación, traslados entre centros, etc.
Pueden estar sujetos a un procedimiento de liberación.
Pueden crearse con referencia a otros documentos: solicitudes de pedido, ofertas, posición de contrato marco.
Puede tener posiciones imputadas: centro de costos, activos fijos, orden controlling, entre otros.
Regularmente utilizado para compras puntuales. Se pueden utilizar los pedidos para operaciones de aprovisionamiento únicas. Si, por ejemplo, se desea que un proveedor suministre una única vez un material, se crea un pedido. Si se piensa introducir una relación de suministro a más largo plazo con este proveedor, es aconsejable establecer lo que se conoce como contrato marco, ya que, normalmente, éste conlleva condiciones de compra más favorables.
Entrada de Mercancía - EM
El control de Entrada de Mercancía, se realiza en el componente de Gestión de Stock y se rige por el principio del registro por documentos. Un documento sirve de referencia, para indicar que se ha producido una operación que modifica el stock.
Los movimientos para el stock que proporciona SAP suelen abarcar las necesidades de los clientes. Básicamente en SAP se distingue los siguientes tipos de movimientos:
- Entrada de mercancía
- Salida de mercancía
- Traslado: retirar un material de un almacén y trasladarlo a otro. Pueden llevarse a cabo en el mismo centro o entre dos centros diferentes.
- Traspaso: Traspasos de material a material, liberación de stock en control de calidad, cambios de tipo de stock (ej. de libre utilización a stock bloqueado).
- Se genera un documento de material, que se utiliza como comprobante del movimiento y como fuente de información sobre la operación.
- Si el movimiento es relevante para la Gestión Financiera, se genera uno o más documentos contables.
- Se actualizan las cantidades de stocks del material.
- Se actualizan los valores de stocks en el registro maestro de materiales, así como las cuentas de existencias y de consumo.
Hoja de Entrada del Servicio - HES
Las Hojas de Entrada del Servicio (HES) certifican el servicio realizado y pueden estar sujetas a procesos de autorización del gasto.
En las HES pueden gestionarse márgenes de tolerancia en la entrada del Servicio, al tratar una entrada de mercancía el Sistema examina cada posición para determinar si la entrada de mercancía muestra variaciones entre el pedido o el registro maestro de materiales.
Las diferentes clases de desviaciones se definen mediante claves de tolerancia. Para cada clave de tolerancia se pueden configurar límites de tolerancia por Sociedad.
En forma estándar, las claves de tolerancia de entrada de mercancía para pedidos se definen con los límites de tolerancia siguientes:
- B1 (Desv.de la ctdad.de precio de pedido con mensaje de error): 50 %
- B2 (Desv.de la ctdad.de precio de pedido con advertencia): 20 %
- VP (Desv.del precio promedio variable): 25 %
Verificación factura de logística
Cuando se recibe la factura, esta se registra en el sistema con referencia al pedido, documento de entrada de material o con la Hoja de Entrada del Servicio (HES) correspondiente, esto posibilita que se controle que los materiales/servicios, las cantidades y los precios sean los correctos.
Características relevantes en el proceso de
Verificación de Facturas:
Completa el proceso de aprovisionamiento,
que se inicia con la solicitud de pedido y finaliza con la entrada
de mercancías/servicios.
Permite que se procesen facturas
relacionadas con los pedidos o contratos de materiales y servicios.
Permite que se procesen los abonos, como
anulaciones de factura o devoluciones.
Características relevantes en el proceso de Verificación de Facturas:
Completa el proceso de aprovisionamiento, que se inicia con la solicitud de pedido y finaliza con la entrada de mercancías/servicios.
Permite que se procesen facturas relacionadas con los pedidos o contratos de materiales y servicios.
Permite que se procesen los abonos, como anulaciones de factura o devoluciones.
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