SAP MM Configurar Estrategias de Liberación para Pedidos
En los pedidos de compra, SAP ofrece el procedimiento con Clasificación (sustentado en el Sistema de Clasificación) para configurar las estrategias de liberación. Este procedimiento permite especificar más condiciones para la liberación de documento, como por ejemplo: valor, grupo de mercancías, imputación y centro, y configurar así de manera más flexible el procedimiento de liberación.
El objetivo del procedimiento de liberación es sustituir el procedimiento de firma manual por otro electrónico y defender el principio de verificación por dos o más personas. La persona responsable procesa el documento de compras en el sistema y lo caracteriza con "visto por el responsable", "por orden", o "por poder".
Los documentos de compras, a diferencia de las solicitudes de pedido, sólo pueden liberarse por completo; la liberación por posiciones, es decir, licencia parcial sólo se provee para solicitudes de pedido.
En este artículo abordaremos la configuración de estrategias de liberación para Pedidos, en el siguiente escenario de negocio:
- Los documentos a liberar son de la Clase de documento NB.
- La liberación del documento se realiza con ME29N para Liberación individual (un pedido) y ME28 liberación colectiva (varios pedidos), es decir, no se incluye la funcionalidad de liberar desde un Workflow.
- Los pedidos deben pertenecer a una organización de compra en particular (en nuestro ejemplo tiene el código CB).
- La cadena de aprobación viene dada por el área o Solicitante del gasto para la compra, se hará uso del Interlocutor Comercial para representar al Solicitante del Gasto (esta figura no es el centro de costo; un solicitante del gasto puede gestionar mas de un CeCo). El cual se informa a nivel de posición en el campo Solicitante.
- El documento en función de su importe puede lleva hasta 4 niveles de aprobación.
- Pedidos <= 500 EUR → Un nivel de aprobación
- Pedidos > 500 y <= 3.000 EUR → Dos niveles de aprobación
- Pedidos > 3.000 y <= 10.000 EUR → Tres niveles de aprobación
- Pedidos > 10.000 EUR → Cuatro niveles de aprobación
Acceso a la transacción
Se puede acceder a las opciones de configuración por la siguiente ruta:
Configurar Procedimiento de Liberación
La configuración de las estrategias de liberación para los pedidos, contemplan las siguientes actividades:
1. Tratar características:
Las características de la clasificación constituyen los criterios para una condición de liberación. Cuando se han cumplido los criterios de una condición de liberación, la estrategia de liberación correspondiente es asignada al documento de compras (p.ej., pedido o petición de oferta).
En la estructura de comunicación CEKKO se encuentran todos los campos que se pueden aplicar como características para una estrategia de liberación; por ejemplo, BSART para el tipo de pedido y GNETW para el valor total de pedido.
Con el exit de usuario M06E0004 se puede modificar la estructura de comunicación que determina la estrategia de liberación para los documentos de compras.
Las características se gestionan desde la transacción CT04.
En resumen las actividades a realizar al tratar las características son las siguientes:
1. Crear una característica para cada campo de la estructura de comunicación CEKKO; ésta constituirá un criterio para su estrategia de liberación. Puede seleccionar libremente el nombre de la característica.
2. Introduzca el nombre de la tabla y el del campo en la etiqueta Datos adicionales, por ejemplo, tabla CEKKO para campo GNETW.
3. Verifique los datos referentes al campo seleccionado en la etiqueta Datos básicos. Si desea introducir varios valores o intervalos de valores para una característica, fije el indicador De varios valores en el área Valoración. Sólo se pueden indicar intervalos de valor para valores numéricos, por ejemplo, un intervalo de 5.000 a 7.500 EUR para el valor del pedido.
4. Verifique los textos referentes al campo en la etiqueta Denominaciones.
5. Los valores propuestos para una característica se pueden actualizar en la etiqueta Valores.
6. Para delimitar la aplicación de una característica a determinados tipos de clase, deben indicarse los tipos de clase correspondientes en la etiqueta Limitaciones; p.ej., el tipo de clase 032 para la estrategia de liberación.
Z_EKKO_BSART: Clase de documento de la solicitud de pedido (CEKKO-BSART).
Z_EKKO_EKORG: Organización de Compra (CEKKO-EKORG)
- Z_EKKO_GNETW: Importe total del pedido (CEKKO-GNETW)
- Z_EKKO_AFNAM: Solicitantes del pedido - Interloculor comercial
El campo ZZAFNAM (Solicitante) debe incluirse en la estructura de comunicación CEKKO y se efectúa la ampliación pertinente haciendo uso del exit M06E0004 para mover el valor asignado en el campo AFNAM a nivel de la posición del pedido.
2. Tratar Clases:
En una clase se agrupan las características que constituirán una condición de liberación para la estrategia de liberación. En la actividad de parametrización: Especificar procedimiento de Liberación para pedidos se asigna la clase al procedimiento de liberación.
Las clases no crean orden de transporte, para pasarlas a producción puede utilizarse la transacción BD92 para hacer el envío via ALE.
Para el escenario de negocio planteado, creamos la clase Z_EKKO y le asignamos las características: Z_EKKO_BSART, Z_EKKO_EKORG, Z_EKKO_GNETW y Z_EKKO_AFNAM.
3. Especificar procedimiento de liberación para pedidos
- Definir los Grupos de Liberación.
- Definir los códigos de liberación.
- Definir los indicador de liberación.
- Construir las estrategias de liberación
3.1. Grupos de liberación
En el campo Clase, asignamos la Clase creada en el apartado anterior.
3.2. Códigos de liberación
3.3 Indicador de liberación
El indicador de liberación especifica el estado de liberación para un pedido. En nuestro modelo de negocio, se establecieron dos indicadores:
- Indicador de Pedido no liberado.
- Indicador de Pedido liberado.
Un documento se encuentra liberado cuando el último nivel gestiona la aprobación/rechazo del mismo.
- Indicador de Pedido no liberado.
- Indicador de Pedido liberado.
Se asigna en la configuración que el documento no puede modificarse una vez liberado (1), evitando así cualquier cambio después de su aprobación. De requerirse algún cambio en el pedido deberá anularse la liberación antes de proceder con los cambios.
3.4 Estrategias de liberación
Al crear una estrategia de liberación debe seguir los pasos, ilustrados en la siguiente imagen:
1. Indicar el Grupo de Liberación y un código a la estrategia a crear. Asignar una descripción a la estrategia.
2. Indique los códigos de liberación que participaran en la aprobación del documento, en el ejemplo el código de liberación A1 liberará antes del A2, FI y GN.
3. Condiciones de Liberación, representa la secuencia entre los liberadores. El código de liberación GN tiene como requisito previo al FI.
4. Estados de liberación: Aquí se especifica el estado que tendrá una solicitud de pedido después de que determinadas posiciones hayan efectuado la liberación.
5. Clasificación: Mediante las características y sus particularidades, se determina la estrategia a asignar al pedido. Actualice los valores (individuales o intervalos) referentes a las características que ha definido.
Estrategia A1: Pedidos <= 500 EUR → Un nivel de aprobación
Estrategia A3: Pedidos > 3.000 y <= 10.000 EUR → Tres niveles de aprobación
Estrategia A4: Pedidos > 10.000 EUR → Cuatro niveles de aprobación
6. Simulación de liberación: Puede verificarse el estado que alcanza un pedido con la estrategia de liberación determinada. Seleccione Simular liberación y libere haciendo doble clic sobre el código de liberación. Se visualizará el estado alcanzado por la solicitud de pedido al efectuar esa liberación.
Al seleccionar el código de Liberación A1 y presionar el icono Fijar/reinic.Lib Se simula el estado del documento, indicando que se encuentra bloqueado y que la liberación con el código A1 fue realizada y el A2 ahora tiene la posibilidad de liberar:
4 Verificar estrategias de liberación
En esta actividad IMG, el usuario puede verificar si las parametrizaciones básicas existentes para su estrategia de liberación están completas y son correctas.
Se efectúan las siguientes verificaciones sobre los documentos de compras:
- Verificaciones básicas: El sistema verifica si existen en el sistema los grupos de liberación que son necesarios. Por ejemplo, verifica si se ha borrado un grupo de liberación aunque exista una estrategia de liberación correspondiente.
- Verificaciones del grupo y de la clase de liberación: El sistema verifica si los grupos de liberación y las clases asignadas son correctos. Por ejemplo, si:
- se ha asignado una clase al grupo de liberación si esta clase está disponible en el sistema
- hay características asignadas a la clase, que estén disponibles en el sistema y estén conectadas a la estructura de comunicación
- se debe actualizar un exit de cliente para una característica
- Verificaciones para códigos de liberación: El sistema verifica si los códigos de liberación se han actualizado correctamente.
- Verificaciones para indicadores de liberación: El sistema verifica si se han actualizado correctamente los indicadores de liberación. Por ejemplo, verifica si existen códigos de liberación para el status bloqueado y liberado.
- Verificaciones para estrategias de liberación: El sistema verifica si se han actualizado correctamente las estrategias de liberación. Por ejemplo, si:
- se han asignado códigos de liberación a la estrategia
- se han asignado los indicadores de liberación correspondientes al status inicial y final
- Verificaciones para conexión con workflow: El sistema verifica si se ha actualizado correctamente la conexión con workflow de su procedimiento de liberación. Por ejemplo, si:
- se ha asignado un responsable para un código de liberación relevante para el workflow y si este responsable está definido en la estructura organizativa.
- si es necesario un exit de cliente para el desglose de roles
Visualizar Estrategia de Liberación en un Pedido
El resultado de la configuración anterior, se evidencia al momento de crear (ME21N), modificar (ME22N) o visualizar un pedido (ME23N).
La estrategia se visualiza a nivel de la cabecera del documento, en donde se se habilita una solapa o pestaña con la estrategia de liberación:
La liberación del documento se realiza con ME29N para Liberación individual (un pedido) y ME28 liberación colectiva (varios pedidos).
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