SAP-Archiving: Guia para usar la transacción SARA - FI-DOCUMNT
En este artículo, realizaremos el paso a paso para el “Archiving” de un objeto con la transacción SARA. Como escenario de negocio utilizaremos el objeto FI_DOCUMNT, el cual es el objeto mas importante en la Contabilidad Financiera, porque tiene un impacto directo sobre el crecimiento de la base de datos, la seguridad de los datos y la conformidad con los requisitos legales.
Actividades Previas:
1. Configurar el Objeto de Archivo.Esta configuración se realiza por la transacción AOBJ. Para el Objeto de Archivo FI_DOCUMNT, tenemos la siguiente configuración, los campos presentados en la siguiente imagen fueron explicados en detalle en el artículo SAP-Archiving: Objetos de archivo – AOBJ.
Esta configuración se realiza por la transacción OBR7, y corresponde a la Gestión Financiera. La transacción fue explicada en mayor detalle en el artículo SAP-Archiving: ActualizarVida Clase Cuenta – OBR7.
A efectos del escenario de prueba se consideran 4 años (1460 días).
3. Configurar Tiempo de Vida por Clase documento.
Esta configuración se realiza por la transacción OBR8 y corresponde a la Gestión Financiera. La transacción fue explicada en detalle en el artículo SAP-Archiving: Actualizar Tipo de Validez clase documento– OBR8.
A efectos del escenario de prueba se consideran 4 años (1460 días).
La Estructura de Información de Archivo facilita la búsqueda y la visualización de datos archivados, las estructuran se crean y activan desde la transacción SARI. La transacción fue explicada en detalle en el artículo SAP-Archiving: Sistema de Información de Archivo – SARI.
Estaremos haciendo uso de la estructura de información de archivo SAP_FI_DOC_002.
Acceso a la Transacción
Uso de la Transacción
Al acceder a la transacción se debe indicar el Objeto de Archivo que desea archivar y la transacción ofrece en forma secuencial las acciones a seguir en el proceso de Archiving.
1. Acción: Archivar:
Indicamos el Objeto de Archivo FI_DOCUMNT y presionamos el icono Archivar: Seguir con los siguientes pasos:
a. Indique el nombre de su variante y el usuario y presione el icono Actualizar Variantes:
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b. Actualice los parámetros, a efectos del ejemplo se indica un documento contable. Proceda a grabar la Variante.
c. Presione el Icono Fecha Inicio y cree el job en forma inmediata, el icono fecha de Inicio, actualizará el semáforo a verde:
d. Accede al Spool con el Icono Parám.SPOOL para actualizar el mismo:
e. Finalmente proceda a Ejecutar la Generación de fichero de Archiving. Para visualizar el resultado del job, vamos a la transacción SM37 y accedemos al spool. Se creó el fichero de archiving 979.
2. Acción: Borrar
Al acceder a la Acción de Borrado, debe realizar los siguientes pasos:
a. Actualizar el usuario de ejecución del proceso.
b. Seleccionar el Icono: Selec.archivo, para seleccionar el archivo generado en la acción Archivar.
c. Presione el Icono Fecha Inicio y cree el job en forma inmediata, el icono fecha de Inicio, actualizará el semáforo a verde:
d. Accede al Spool con el Icono Parám.SPOOL para actualizar el mismo:
e. Finalmente proceda a Ejecutar el programa de Borrado. Para visualizar el resultado del job ir a la transacción SM37 y acceder al spool:
Los índices secundarios de FI solo están marcados para su eliminación y serán borrados con el programa de pos-procesamiento.
Al acceder a la Acción de Proceso Posterior, debe realizar los siguientes pasos:
a. Actualizar variante y el usuario de ejecución del proceso
b. Presione el Icono Fecha Inicio y cree el job en forma inmediata, el icono fecha de Inicio, actualizará el semáforo a verde:
c. Accede al Spool con el Icono Parám.SPOOL para actualizar el mismo:
d. Finalmente proceda a Ejecutar el programa de Proceso Posterior. Para visualizar el resultado del job ir a la transacción SM37 y acceder al spool.
4. Acción: Leer
Al acceder a la Acción de Leer, proceda a Ejecutar el programa de Lectura.
Indique los parámetros de acuerdo a su escenario de negocio, a efectos del ejemplo indicaremos la cuenta 7000000000, que fue utilizada en el documento contable 10000595 (documento que le hicimos archiving).

Si consultamos el documento, nos indica que fue archivado:

Al acceder a la Acción Gestión, se accede al resumen de la ejecuciones de archiving:
Para nuestro escenario de prueba, se generó el fichero 979.
En el resumen de ejecuciones de archivo tiene los siguientes iconos para mayor información:
Log:
Lista Spool
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Sistema de archivo
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Customizing
Tablas BD
Sistema de Información: Permite acceder a la transacción SARI (transacción explicada en detalle en el artículo SAP-Archiving: Sistema de Información de Archivo – SARI) para ir al Active Explorer.
Estadísticas.
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En las transacciones estándar FBL3N, FBL1N, FBL5N para incluir en la consulta los documentos archivos debe indicarlo con el Icono Fuente de Datos, por ejemplo en la FBL3N:
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