SAP FI: Crear Cuenta de Mayor - FS00

     La transacción FS00 permite crear una cuenta de mayor en el segmento plan de cuentas y en el segmento sociedad en un solo paso. También permite modificar, visualizar, bloquear, desbloquear, fijar petición de borrado y asignar la cuenta a la estructura de balance; y todas estas acciones serán ilustradas en el siguiente artículo.

 Acceso a la Transacción

Se puede acceder a la transacción por la ruta de menú o directamente por la transacción desde la línea de comando:

Uso de la Transacción

      Previo a crear una cuenta de Mayor debe conocerse la naturaleza y estructura establecida o que norma el Plan de Cuentas de su empresa. Adicional, debe conocer cuál es el objetivo de la Cuenta de Mayor a crear y que tipo de operaciones se pretenden efectuar con ella.

La naturaleza de la cuenta determinará el rango de números a utilizar para crear la cuenta y en consecuencia el Grupo de Cuenta a asignarle y los atributos ó características de la misma.

Para crear la cuenta debe indicar:

Una vez introducidos estos datos, seleccionamos el icono Crear   Y a continuación, se habilitaran los campos de las Solapas, que describiremos a continuación;  una vez completados todos los campos, deberá presionar el icono   <GRABAR> para registrar y crear la cuenta de Mayor.

• Solapa: Tipo/Denominación

Grupo de Cuentas: El grupo de cuentas es una característica clasificadora dentro de los registros maestros de cuenta de mayor. El grupo de cuentas es una entrada obligatoria.

Con el grupo de cuentas se determinan los campos para las pantallas de entrada cuando se crea o modifica una cuenta, es decir, determinan el comportamiento de los campos a mostrar en las solapas: Datos de Control y Entrada/Banco/Inter.

Adicionalmente, valida, de acuerdo al rango de números que tenga asignado en la configuración del sistema y si el número introducido de la Cuenta de Mayor a crear está permitido.

Cta.beneficios: Deberá seleccionarse si la cuenta a crear corresponde a una cuenta de Beneficio. Una cuenta de mayor debe ser: cuenta de Balance ó Cuenta de Beneficios.

Tp.Cta.Beneficio: El tipo de cuenta de resultados determina para las cuentas de pérdidas y ganancias, a qué cuenta de arrastre de beneficios ha de trasladarse el resultado en el marco del cierre del ejercicio. Deberá indicar este campo si seleccionó que la cuenta a crear es una Cuenta de Beneficios.

Cuenta de Balance: Indica que la Cuenta de Mayor se gestiona como Cuenta de Balance.

Texto breve: Una descripción breve de la cuenta de Mayor.

Texto explicativo: Texto más completo de la descripción de la cuenta.

Sociedad GL asociada: Código de la Sociedad GL, se utiliza principalmente en consolidación.

• Solapa: Datos de Control

     Recordemos que estos campos se presentarán o no al crear una cuenta de Mayor dependiendo del Grupo de Cuentas seleccionado en la solapa Tipo/Denominación.

Moneda de la cuenta: La moneda de la cuenta describe la moneda en la que se gestiona la cuenta. Si introduce la moneda de la Sociedad, podrá efectuar contabilizaciones en todas las monedas.

Saldos sólo en moneda local: Este indicador señala que en las contabilizaciones de la cuenta, los datos sólo se actualizan en la moneda local.

    Fije este indicador en las cuentas para las que no desea una actualización separada por monedas de cifras de negocios.

   Este indicador repercute sobre las transacciones de compensación de las cuentas con gestión de partidas abiertas.

    Fije el indicador para las cuentas de compensación de descuentos y para las cuentas de compensación EM/RF. Este indicador puede fijarse siempre, excepto para las cuentas asociadas para los deudores o acreedores.

   Este indicador suele fijarse para determinadas cuentas de balance, entre las que se encuentran las siguientes:

• cuentas sin gestión de partidas abiertas, en las que no se gestionan divisas disponibles;
• cuentas con gestión de partidas abiertas en las que normalmente se registran contabilizaciones homogéneas con monedas distintas, pero para las que siempre podrá realizarse una compensación si los importes en moneda local coinciden. 

Clave de diferencias T/C: Clave para la determinación de cuentas en la valoración de moneda extranjera de cuentas de balance.

    Mediante esta clave se han encontrado las cuentas para las pérdidas o beneficios por valoración al valorar los saldos en moneda extranjera. Con la clave de diferencia de cambio, el usuario indica en el sistema las cuentas en las que se han de contabilizar las diferencias de valoración.

    Las diferencias de valoración de todas las cuentas de balance pueden llevarse a las mismas cuentas de beneficios o también, por ejemplo por moneda, a cuentas distintas.

Grupo de valoración:  En un grupo de valoración pueden reunirse distintas cuentas de mayor. El grupo de valoración puede definirse libremente.

    El tipo de cambio durante la valoración se determina a partir del saldo determinado en moneda extranjera. Con ello es el equivalente para el concepto de grupo en los deudores y los acreedores.

Categoría fiscal: En este campo puede indicar un símbolo para determinar el indicador de IVA con el cual se ha de contabilizar a la cuenta de mayor.

     Especifique si la cuenta de mayor responde a las siguientes preguntas:

    ¿Cuenta relevante para impuestos?: Decida si desea utilizar la cuenta para contabilizaciones relevantes para impuestos. Si no es así, deje el campo vacío.

     ¿Cuenta de impuestos?: Decida si desea utilizar la cuenta exclusivamente para la contabilización de impuestos.

    Especifique para qué clase de impuesto sobre el volumen de negocios desea utilizar la cuenta:

            < Cuenta de IVA soportado

             > Cuenta de IVA repercutido

            ">" y "<" sólo están previstos para cuentas de impuestos.

      ¿Cuenta de mayor relevante para impuestos?: Decida si desea utilizar la cuenta como cuenta de mayor en la que se pueden efectuar contabilizaciones relevantes para impuestos.

      Especifique con qué indicador de impuestos puede contabilizarse la cuenta. En el caso de contabilizaciones en esta cuenta se verifica si el indicador de IVA introducido en la posición de documento está permitido para esta cuenta.

    Esto es útil si siempre se contabiliza en la cuenta con el mismo tipo impositivo. Al contabilizar en la cuenta se da salida al indicador de impuestos y no puede volver a modificarse.

      

      Si únicamente desea una verificación general de la categoría fiscal seleccione uno de los siguientes caracteres especiales:

        + sólo se permite IVA repercutido

        - sólo se permite IVA soportado

        * se permiten todas las clases de impuestos

     Si a continuación se contabiliza la cuenta de mayor es necesario introducir un indicador de impuestos. Esto no se aplica si mediante un indicador propio se permiten también contabilizaciones en la cuenta de mayor sin indicador de impuestos.

Permitir contab. Sin IVA: Este campo afecta a cuentas con categoría fiscal y que pueden implicar contabilizaciones con y sin IVA.  Provoca que también se pueda contabilizar la cuenta sin tener que introducir un indicador de impuestos.

    Si al contabilizar esta cuenta se introduce un indicador de impuestos se verifica dicha entrada con la categoría fiscal.

     Se usa si en la cuenta se deben registrar simultáneamente las contabilizaciones a declarar y a no declarar. Generalmente se instala un indicador de impuestos propio para las operaciones que no se han de declarar. Sin embargo, esto no vale para registrar impuestos con código de emplazamiento fiscal, ya que no se puede indicar un código de emplazamiento fiscal para los clientes del extranjero. En tal caso, se dejan sin indicador de impuestos las contabilizaciones de las correspondientes cuentas de gastos y de ingresos.

   Las contabilizaciones del control de facturas no requieren este indicador, pues las imputaciones suelen derivarse del pedido. Por consiguiente, en estas contabilizaciones no se tiene en cuenta el indicador de impuestos.

Cta. asociada p/clase cta.:  Caracteriza la cuenta de mayor como cuenta asociada. La cuenta asociada asegura la integración de una cuenta de la contabilidad auxiliar en el libro mayor. Las cuentas asociadas hacen referencia a los auxiliares:

       A: Activos Fijos,

       D: Deudores,

       K: Acreedores,

       V: Cta. corriente contractual

Nº de cuenta alternativo: Campo de uso libre. Se utiliza, por ejemplo, para representar:

• número de cuenta de un sistema anterior
• número de cuenta de un plan de cuentas nacional, si se utiliza un plan contable unitario a nivel de grupo.

Gestión de ctas. en sistema externo: Aquí define si la cuenta deberá gestionarse eventualmente en un sistema distinto.

Clave de inflación: Indique una clave únicamente si utiliza la solución Contabilidad de inflación para la Gestión financiera (FI) y si desea ajustar esta cuenta a la inflación. De lo contrario deje el campo vacío.

Grupo de tolerancia: Concepto colectivo que se puede definir libremente para cuentas de mayor. Los grupos de tolerancia son unívocos dentro de una sociedad.

Para cada grupo de tolerancia se efectúan parametrizaciones atendiendo al tratamiento que se dé a las diferencias al compensar partidas abiertas en la cuenta.

Gestión de partidas abiertas: Específica que se gestionen las partidas abiertas (PAs) para la cuenta.

    Para las cuentas con gestión de partidas abiertas, las partidas correspondientes se identifican como abiertas o compensadas. El saldo de una cuenta con gestión de PAs se deriva siempre del saldo de las partidas abiertas.

     

      Se gestionan cuentas con gestión de PAs cuando una contabilización en esa cuenta tiene asignada la correspondiente contrapartida. Las contabilizaciones en esta cuenta representan operaciones no finalizadas.

     Por ejemplo, para una cuenta de compensación de EM/RF desea poder controlar en cada momento si para las entradas de mercancías de un pedido se han registrado las correspondientes facturas.

    Se gestionan cuentas sin gestión de PAs cuando una contabilización en esa cuenta no tiene asignada la correspondiente contrapartida.

Ejemplos:

       Cuentas con gestión de PAs:

• Cuentas de compensación:
• Cuenta bancaria de compensación
• Cuenta de compensación salarial
• Cuenta de compensación de descuento
• Cuenta de compensación EM/RF

        Cuentas sin gestión de PAs:

• Cuentas bancarias (las reales ó definitivas)
• Cuentas de impuestos
• Cuentas de materias primas
• Cuentas asociadas: En éstas, las PAs se gestionan implícitamente con el libro auxiliar.
• Cuentas de pérdidas y ganancias
• Cuentas de la gestión de materiales que se contabilizan con una clave de contabilización que tiene la clase de cuenta "M".

Visualización de part. Indiv.: Permite visualizar partidas individuales de la cuenta.  Para ello se almacena, para cada posición de documento, una entrada en una tabla de índices, que establece la conexión entre la posición de documento y la cuenta.

     En el libro mayor nuevo, la visualización de partidas individuales para la vista de libro mayor siempre es posible. Este indicador debe fijarse si el usuario:

• desea ver las partidas individuales también en la vista de entrada
• si desea gestionar partidas abiertas.

      Este indicador no debe activarse para aquellas cuentas, en las que no tiene sentido la visualización de partidas individuales en diálogo, debido al número de apuntes, por ejemplo: las cuentas de impuestos, créditos, deudas, cuentas de ingresos y de gastos.

Clave de clasificación: Clave que simboliza la regla de estructuración para el campo Asignación en la posición del documento.

    Para visualizar las partidas individuales, el sistema sigue un orden de clasificación estándar, clasificando las partidas, por ejemplo, según el contenido del campo Asignación. Al entrar una posición, el sistema puede complementar este campo ya sea manual o automáticamente.

      Para ello, el sistema necesita reglas que establezcan qué informaciones de la cabecera o de cada posición del documento se deben incluir en el campo. Estas reglas pueden archivarse en el registro maestro de una cuenta. Esto le ofrece la posibilidad de determinar una secuencia estándar en función de las cuentas afectadas.

Grupo autorizaciones: El grupo de autorización permite ampliar el control de autorización para determinados objetos. Los grupos de autorización se pueden definir libremente. Los grupos de autorización suelen presentarse en combinación con una actividad en los objetos de autorización.

Abreviatura de responsable:  Sigla para el responsable en la contabilidad. El nombre del responsable almacenado con la sigla se utilizará en el programa de pago para la correspondencia y las evaluaciones (p. ej., listas de partidas abiertas, etc.).

Tipo de coste: Dentro de una sociedad, que forma parte de un joint-venture (tipo de acuerdo comercial de inversión a mediano ó largo plazo). Los tipos que se generan se dividen generalmente en diferentes tipos de coste, que pueden ser tratado entonces por el programa de compensación periódica.

• Solapa: Entrada/Banco/Inter.

Grupo status campo: Determina el formato de imagen o pantalla en la entrada de documentos.

Se pueden adjudicar los status siguientes a los campos:

• Entrada opcional - el campo se puede rellenar
• Entrada obligatoria - el campo se debe rellenar
• Suprimir - el campo no se visualiza en la pantalla

Se introduce el grupo de status de campo en el registro maestro de una cuenta de mayor. Al entrar un documento, entrarán en vigor las definiciones establecidas para el grupo en cuestión.

El status de campo en la entrada de documentos depende, además, de la clave de contabilización.

Puede disponer de los grupos de status de campo agrupados en una variante de status de campo y asignados a su sociedad

Sólo contab. automática: Indicador que determina que la cuenta sólo deberá admitir contabilizaciones automáticas; es decir, las hechas por el sistema.

Postimputación apuntes autom.: Este indicador especifica que las posiciones de documento de esta cuenta generadas automáticamente por el sistema pueden imputarse posteriormente de forma manual.

Por ejemplo, ha realizado dicha especificación para la cuenta de mayor gastos bancarios. Si contabiliza una entrada de pago con gastos bancarios, el sistema generará automáticamente una posición de documento para dichos gastos bancarios. Se le ofrecerá automáticamente la pantalla resumen del documento para dichos gastos bancarios. En ésta podrá seleccionar las posiciones de documento para la imputación posterior para, por ejemplo, asignar los gastos bancarios de un centro de coste

Cta.Asoc.lista p.entrada: Este indicador señala que la cuenta asociada admite entradas en la contabilización de documentos.

El indicador se emplea en el marco de la administración del patrimonio.

Nivel de Tesorería: El nivel de tesorería se emplea para el control en la gestión de caja.

Serían posibles, por ejemplo, los siguientes niveles:

• Apuntes estadísticos puros en la posición de tesorería
• Apuntes estadísticos puros en la previsión de liquidez
• Pedidos
• Órdenes
• Entradas de pagos notificados
• Compensación de pagos FI (entrada de cheques, salida de Cheques, efectos, pagos, etc.)
• Operaciones bancarias FI (contabilizar extractos de cuenta, cobro de cheques, cobro de efectos, etc.)

El usuario puede elegir los niveles de tesorería libremente. Sin embargo, es necesario tener en cuenta las siguientes convenciones para fijar nombres:

Con el fin de mejorar la visualización de la posición de tesorería y la previsión de tesorería, los niveles que comiencen con "F" o "B" deberán reservarse para la actualización automática al contabilizar, debiendo emplearse los niveles "F" para cuentas bancarias, deudores y acreedores, y los niveles "B" para las cuentas bancarias de compensación.

Ejemplos:

• F0 Cuentas bancarias
• F1 Compras/Ventas (deudores/acreedores)
• FF Solicitudes de anticipo
• FW Efectos
• B1 Ctas.bancarias de compensación - salida de cheques
• B2 Ctas.bancarias de compensación - salida de transferencias Interior
• B3 Ctas.bancarias de compensación - salida de transferencias Exterior
• B4 Ctas.bancarias de compensación - domicialización bancaria

Al visualizar la posición de tesorería, el nivel F0 indicará que se trata de importes contabilizados en la cuenta bancaria, mientras que los demás niveles representarán movimientos planificados en la cuenta bancaria; es decir, contabilizaciones en las cuentas bancarias de compensación o avisos creados, etc. De esta forma, la visualización puede aprovecharse igualmente para la comparación de valores plan – real.

Además, es conveniente reservar niveles destinados a la previsión de liquidez para contabilizaciones con bloqueo de pagos, como por ejemplo, todos los niveles que comienzan con "X". En la previsión de liquidez, en función de estos niveles bloqueados, se clarifica que en los importes visualizados se trata de contabilizaciones con bloqueo de pago.

Relevante para movimiento de caja: Este indicador señala que en la cuenta de mayor en cuestión se contabilizan movimientos de caja.

Las siguientes cuentas se definen regularmente como cuentas de movimientos de caja:

• Cuenta bancaria
• Cuenta para gastos bancarios
• Cuenta de compensación de cheques
• Cuenta de compensación para entradas de pagos

Banco propio: Con la clave se determinan todos los datos bancarios.

ID de cuenta: Identifica unívocamente una cuenta bancaria.

Fecha último cálculo intereses: La fecha en este campo indica cuándo fue la última vez que el programa de cálculo de intereses procesó esta cuenta.

Fecha CPU últ.cálculo ints.: Aquí se anota la fecha CPU del último cálculo de intereses para esta cuenta.

  Crear Cuenta de Mayor con Modelo

         Previo a crear una cuenta de Mayor debe conocerse su naturaleza, cuál es el objetivo de la cuenta y que tipo de operaciones se pretender efectuar con ella.

La naturaleza de la cuenta determinará el rango de números a utilizar para crear la cuenta y en consecuencia que cuenta puede usar como modelo.

Para crear la cuenta con modelo debe indicar:

Una vez introducidos estos datos, seleccionamos el icono Crear Y a continuación, se presentará una pantalla para que indique el número de la cuenta de mayor que usará como modelo y la sociedad a la cual pertenece.

Una vez indicados los datos solicitados, deberá presionar <ENTER> ó el icono de continuar  .

Dado que la cuenta a crear tiene las mismas características que la cuenta modelo, sobre deberá actualizar la descripción del nombre de la cuenta.

Todos los campos presentados en la distintas solapas fueron determinados por el Grupo de Cuentas.

Los campos y su significados fueron explicados en las secciones anteriores.

Una vez completados/modificados los campos, deberá presionar el icono<GRABAR> para registrar y crear la cuenta de Mayor.

Modificar Cuenta de Mayor

Para modificar la Cuenta de Mayor debe indicar: la Cta de Mayor y la Sociedad y presionar <ENTER>.  

Se presentará en pantalla la cuenta a Modificar

Presione el Icono para habilitar la modificación de la cuenta de Mayor Proceda con los cambios que requiera y al finalizar debe presionar el icono <GRABAR> para registrar los cambios realizados.

Visualizar Cuenta de Mayor

       Para Visualizar la Cuenta de Mayor debe indicar: la Cta de Mayor y la Sociedad y presionar <ENTER> ó el icono:

Se presentará en pantalla la cuenta a Visualizar.

Para visualizar los datos de la cuenta, debe navegar por las distintas solapas.

          Desde la opción Visualizar Cuenta de Mayor puede consultar las modificaciones que se han realizado sobre la cuenta de Mayor ó contable.

     Las Solapas: Información (P.Ctas.) e Información (Soc.), indican la información relacionada a cuando y quien creó la cuenta de Mayor y contiene el icono que permite acceder a la pantalla donde se visualizan todos los cambios que se han realizado sobre la cuenta.

Otras funcionalidades:

• Bloquear Desbloquear Cuentas de Mayor

• Fijar petición de borrado en Cuenta de Mayor

• Tratar estructura de balance/PyG