SAP FI: Gestionar Datos Maestros de Cuenta de Mayor

Los datos maestros de cuentas de mayor definen cómo se contabilizan las transacciones comerciales en las cuentas de mayor y cómo se procesan los datos de contabilización. Los datos maestros de una cuenta deben existir antes de que las contabilizaciones se pueden realizar en la cuenta.

Durante la fase de implementación, se puede ajustar la plantilla proporcionada previamente del plan de cuentas según sus necesidades. Para ello, es importante conocer los siguientes conceptos:

Grupos de Cuentas

Los Grupos de cuentas se utilizan para organizar y gestionar un gran número de cuentas de mayor. En el momento en que se cree una cuenta de mayor, debe especificarse un grupo de cuentas para esta.

Las cuentas del mismo grupo de cuentas normalmente tienen funciones empresariales similares. Por ejemplo, podría tener un grupo de cuentas para:

• Cuentas monetarias

• Cuentas de gastos

• Cuentas de ganancias

• Otras cuentas de balance

A los grupos de cuentas se les asignan rangos de números. A través de los rangos de números es posible controlar los números de cuenta que se pueden utilizar para cuentas de caja, cuentas de gastos, y demás.

Los grupos de cuentas también controlan el aspecto del segmento de sociedad de las cuentas de mayor. Los grupos de cuentas controlan:

• qué campos son necesarios para la entrada de datos

• qué campos son opcionales para la entrada de datos

• qué campos no aparecen en el segmento de sociedad

Clase de Cuenta de Mayor

Las cuentas de mayor se dividen en las siguientes Clases de cuenta mayor:

Cuenta de balance: Cuentas en las que se realizan contabilizaciones de operaciones comerciales. Los saldos de una cuenta de balance se arrastran al final del ejercicio fiscal.

Ingresos o gastos neutrales: Cuenta de pérdidas y ganancias que registran los gastos o las ganancias a partir de actividades que no forman parte del fin principal de la empresa, como por ejemplo, ganancias obtenidas a partir de inversiones financieras por parte de una empresa de fabricación.

Costes primarios o ingresos: Cuenta de pérdidas y ganancias que funciona como un elemento de coste para los costes primarios o ingresos. Los costes primarios reflejan los gastos operativos, tales como nóminas, gastos de ventas o costes de administración.

Costes secundarios: Cuenta de pérdidas y ganancias que funciona como un elemento de coste para los costes secundarios. Los costes secundarios son el resultado de flujos de valores dentro de la organización, tales como imputaciones de costes de actividades internas, imputaciones de gastos generales y transacciones de liquidación.

Los datos específicos de sociedad CO solo se necesitan para las cuentas de Costes secundarios y de Costes primarios o ingresos. En los datos específicos de sociedad CO, debe asignar una categoría de elemento de coste. Esta categoría determina la cuenta que se puede utilizar para cada operación contable en CO.

Cuentas Asociadas

Las cuentas asociadas conectan los libros auxiliares con el libro mayor en tiempo real. Esto significa que al contabilizar en un libro auxiliar, al mismo tiempo se contabiliza también en la cuenta asociada correspondiente del libro mayor.

Los libros auxiliares, que se conectan al libro mayor mediante las cuentas asociadas, son:

• Acreedores

• Deudores

• Contabilidad de activos fijos

Cifras de Movimientos

Una cifra de movimiento describe el total de todas las contabilizaciones en el Debe o el Haber de una cuenta. Una cifra de movimiento para el Debe y una cifra de movimientos para el Haber siempre se mantienen para cada cuenta en el sistema SAP. Los balances contables para la sociedad se calculan utilizando estas cifras de movimientos.

Puede desglosar desde el saldo de la cuenta a las partidas individuales y después a los documentos.

Si usa centros de beneficio, segmentos, áreas funcionales o divisiones, las cifras de movimiento también se mantienen por centro de beneficio, segmento, área funcional o división. Si se crea un balance contable para un centro de beneficio, las cifras de movimientos para ese centro de beneficios se utilizan para proporcionar información para los balances contables.

Estructura de Balance

El libro mayor proporciona la información necesaria para crear un balance y una cuenta de pérdidas y ganancias. Estos informes deben cumplir los requisitos específicos de cada país.

Para cumplir los diferentes requisitos de informes, se han creado varias estructuras de balance/PyG en el sistema SAP. En estas estructuras, se definen exactamente las cuentas que aparecerán en determinadas partidas individuales del balance contable. Muchas estructuras de balance/PyG se incluyen en el sistema SAP.

Al ejecutar los informes de balances contables, seleccione una estructura de balance/PyG que contenga los detalles de la estructura de informe.