SAP FI: Plan de Cuentas

La definición y utilización de un plan de cuentas comprende tres pasos:

• Definir el plan de cuentas

• Definir las propiedades del plan de cuentas

• Asignar sociedades al plan de cuentas

El plan de cuentas es una variante que contiene la estructura y la información básica de la cuenta de mayor.

Un plan de cuentas se define con un ID de cuatro caracteres y tiene los siguientes elementos:

• Clave de plan de cuentas.

• Nombre del plan de cuentas. 

• Idioma de actualización: Es el idioma en el que se actualizan las descripciones de las cuentas. 

• Longitud del número de cuenta de mayor: Una cuenta de mayor puede tener una longitud de entre 1 y 10 dígitos.

• Integración en CO: La integración entre cuentas de mayor y clases de coste le permiten controlar la actualización del registro maestro de clase de coste. Las clases de coste pueden crearse de forma manual o automática. Cuando graba una nueva cuenta de mayor con creación automática, crea automáticamente una clase de coste correspondiente. Sin embargo, como requisito previo se debe definir en Customizing un valor propuesto para la categoría de clase de coste. Ante la falta de un valor propuesto, el sistema asume que no debe crearse una clase de coste.

• Plan de cuentas de grupo (Consolidación): Puede asignar un número de cuenta de grupo para cada cuenta de mayor. Este número de cuenta se utiliza para gestión de informes multisociedades si las sociedades utilizan diferentes planes de cuentas. Para registrar una cuenta de grupo en la cuenta de mayor, debe registrar un número de cuenta de grupo en el campo correspondiente en la definición de cuenta de mayor (campo de entrada obligatoria). El sistema verifica si el número de cuenta de grupo existe en el plan de cuentas de grupo.

• Indicador de bloqueo: Se puede bloquear un plan de cuentas incompleto. Cuando está bloqueado, ninguna sociedad puede usar el plan de cuentas.

      Se debe asignar el plan de cuentas (por ejemplo, INT, IKR, CAUS o cualquier otro plan de cuentas aplicable para un país) a cada sociedad, que debe actualizar las cuentas según la estructura del plan de cuentas en cuestión.

    El plan de cuentas contiene información básica sobre cuentas. Y posee dos segmentos con información:

• Información general del plan de cuentas e

• Información particular para la Sociedad.

    El segmento del plan de cuentas de una cuenta de mayor contiene la siguiente información:

• Número de cuenta

• Nombre de la cuenta (como texto breve y explicativo)

• Campos de control

• Campos de consolidación

El segmento de Sociedad del plan contiene:

• Moneda

• Impuestos

• Cuenta asociada

• Visualización de partidas individuales

• Clave de clasificación

• Grupo de estatus de campo

• Banco propio

• Información del cálculo de intereses

Puede obtener un directorio de las cuentas de mayor en su plan de cuentas con el informe RFSKPL00.

Asignar el plan de cuentas

Debe asignarse un plan de cuentas a cada sociedad. Según el principio de variantes, es posible asignar un plan de cuentas a varias sociedades. El componente Controlling y el componente Gestión financiera emplean el mismo plan de cuentas. Si las sociedades utilizan el Controlling multisociedades, deberán utilizar el mismo plan de cuentas.

El informe RFSKVZ00 permite visualizar el directorio de cuentas de mayor con datos específicos del plan de cuentas y de la sociedad.

En SAP una sociedad puede contener tres planes de cuentas diferentes:

Plan de cuentas operativo: es el plan de cuentas que se le asigna a las sociedades y con el cual utilizarán de manera cotidiana para todos sus registros contables.. En este plan de cuentas es donde se crearán las cuentas de mayor en las cuales se imputarán las operaciones de una sociedad.

Plan de cuentas de grupo: se utiliza en el caso de multisociedades. Si las sociedades individuales utilizan diferentes planes de cuenta, se puede utilizar el plan de cuentas de grupo para consolidar la información.

Plan de cuentas país: en determinados países es obligatorio utilizar un plan de cuentas especifico ya sea por normas legales u otras razones, sin embargo una sociedad puede tener el mismo plan de cuentas que su casa matriz y en cada cuenta de mayor del plan de cuentas operativo asignar la cuenta del plan de cuentas país a fin de mantener una equivalencia entre ambos planes de cuentas.

Toda sociedad necesita, por lo menos, un plan de cuentas operativo dentro de su estructura organizativa. Luego de haber creado el plan de cuentas, el mismo se deberá asignar a todas las sociedades que vayan a utilizar el mismo plan de cuentas.